بريد مهني يطلب من مورّد عرض سعر معدّلًا
من كتبه
تالا حجازي تنسّق انتقال شركة استشارات في عمّان إلى مكتب جديد، وعرض الأثاث الذي وصلها سيتأخر عن موعد الافتتاح.
الكاتب وكل تفاصيله من نسج الخيال.
ما الذي كُتب في القالب
- إلى من الرسالة؟
- Mr Ahmet Yilmaz, Sales Manager, Anatolia Office Furniture
- ما غرض الرسالة؟
- Ask for a revised quotation: delivery to Amman by 15 January, and a price for matching chairs
- النقاط الأساسية
- Quotation Q-2291 of 2 November: 40 desks, delivery “within 8 weeks”
Our new office opens on 18 January, so we need delivery by 15 January
Is a 6-week delivery possible, and at what extra cost, if any?
Price for 40 matching chairs
We decide by 20 November; a reply by 16 November would help - النبرة
- متزنة
هذه حقائق الكاتب كما أدخلها في نموذج القالب، ولا يستخدم النص شيئًا غيرها.
النموذج
بريد إلكتروني مهني: بريد عمل
بجانب كل فقرة شرح لدورها، والملاحظات المرقّمة تشرح كل اختيار. يبقى النموذج بالإنجليزية كما سيُرسل، والشرح بالعربية.
Subject: Quotation Q-2291: delivery by 15 January and a price for chairs1
سطر الموضوع
رقم العرض والطلبان في العنوان، فيعرف المورّد ما المطلوب قبل أن يفتح البريد.
الملاحظة 1: العنوان يذكر رقم العرض والطلبين معًا، فيمكن العثور على البريد بعد شهر.
Dear Mr Yilmaz,
التحية
اللقب واسم العائلة لمسؤول المبيعات الذي أرسل العرض.
Thank you for quotation Q-2291 of 2 November for 40 desks. Before we confirm the order, could you send us a revised quotation with two changes?2
الطلب
شكر في نصف جملة، ثم الطلب كله في السطر الثاني. القارئ يعرف ما يُنتظر منه فورًا.
الملاحظة 2: الطلب في الجملة الثانية، ويقول كم بندًا سيأتي.
التغييران
قائمة من بندين، لكل بند سببه وسؤاله، فيرد المورّد على كل بند وحده.
الملاحظة 3: السبب يجعل الموعد منطقيًا، ويساعد المورّد على إيجاد حل.
الملاحظة 4: السؤال الدقيق يأتي بجواب دقيق، ويترك مجالًا لتكلفة إضافية بصدق.
We plan to decide by 20 November, so a reply by 16 November would be very helpful5.
الموعد وسببه
موعد للرد مع سببه، فيبدو طلبًا منطقيًا لا ضغطًا.
الملاحظة 5: موعد مهذب: محدد، ومعلَّل، وبلا ASAP.
Best regards,
Tala Hijazi
Project Coordinator, Rawasi Consulting
الهيكل
كيف بُني
كل جزء بالترتيب، ونصيبه من عدد الكلمات.
قائمة المراجعة
قبل أن ترسل
راجع مسودتك أنت سطرًا سطرًا.
قبل وبعد
أخطاء شائعة وكيف تصلحها
تتكرر جمل كهذه في مسودات كثير ممن يكتبون الإنجليزية ولغتهم الأم العربية. كل تصحيح يُبقي المعنى كما هو ويغيّر الصياغة فقط.
Dear Sir, With reference to the above subject, we would like to inform you that we received your offer.
Thank you for quotation Q-2291 of 2 November for 40 desks.
Please send the new offer ASAP.
We plan to decide by 20 November, so a reply by 16 November would be very helpful.
We need the delivery fast because we have an opening.
Delivery to Amman by 15 January, because our new office opens on 18 January.
أسئلة شائعة
كيف أكتب عنوانًا جيدًا لبريد العمل؟
سمِّ الشيء (عرض سعر، أو فاتورة، أو اجتماع) وما تريده، في عشر كلمات أو نحوها. يجب أن يعرف القارئ موضوع البريد دون أن يفتحه.
كم يجب أن يكون طول البريد المهني؟
بأقصر ما يمكن مع بقائه كاملًا. في هذا البريد نحو 110 كلمات: طلب، وبندان، وموعد. وإن احتاج البريد أكثر من شاشة، ففكّر في مكالمة أو مرفق.
كيف أطلب شيئًا بموعد محدد دون أن أبدو فظًّا؟
اذكر التاريخ والسبب في جملة واحدة كما هنا. السبب يحوّل الضغط إلى معلومة.
كل كاتب في هذه المكتبة شخصية خيالية، وكذلك كل تفاصيله. تظهر الجامعات والشركات فقط بوصفها جهات يتقدّم إليها الكاتب، أما الأساتذة والأبحاث والتفاصيل المذكورة حولها فمؤلَّفة لغرض التعليم. تعلّم من الأمثلة طريقة البناء، ولا تنسخ نصّها: اللجان تلاحظ ذلك، وحقائقك أنت أقوى.