إيميل اعتذار عن تأخير مع موعد جديد
من كتبه
إيلي نصيف يقود فريق برمجة صغيرًا في بيروت يبني تطبيق مواعيد لسلسلة عيادات، وقبل الإطلاق بيومين يكتشف الفريق خللًا.
الكاتب وكل تفاصيله من نسج الخيال.
ما الذي كُتب في القالب
- إلى من الرسالة؟
- Amira Fahmy, product owner at the clinic chain
- ما الذي تأخر أو حدث فيه خطأ؟
- The release of the appointment app planned for Thursday 12 November
- السبب
- In final testing we found a bug in the SMS reminders: some patients would get their reminder at the wrong time
- الموعد الجديد أو الخطوة التالية
- New release on Monday 16 November; the fix ready for her team to test on Friday; a short update every day until the release
هذه حقائق الكاتب كما أدخلها في نموذج القالب، ولا يستخدم النص شيئًا غيرها.
النموذج
رسالة اعتذار أو تأخير: تأخير
بجانب كل فقرة شرح لدورها، والملاحظات المرقّمة تشرح كل اختيار. يبقى النموذج بالإنجليزية كما سيُرسل، والشرح بالعربية.
Subject: Appointment app: release moved to Monday 16 November1
سطر الموضوع
الخبر كله في العنوان: ما الذي تغيّر وإلى متى. لا «Important update».
الملاحظة 1: العنوان يعطي الخبر والموعد الجديد، فتستطيع العميلة التخطيط قبل أن تفتح الإيميل.
Dear Amira,
التحية
بالاسم الأول كما في مراسلاتهما المعتادة.
I’m sorry, but we won’t be able to release the appointment app on Thursday as planned.2 During final testing we found a bug in the SMS reminders that would send some patients their reminder at the wrong time3, and I don’t want to release the app until it is fixed.
ما حدث بوضوح
الاعتذار والخبر في الجملة الأولى، ثم السبب في جملة، ثم قرار مسؤول يحمي مرضى العميلة.
الملاحظة 2: الاعتذار والخبر في الجملة الأولى معًا، دون تلطيف أو إخفاء.
الملاحظة 3: السبب قصير وملموس ويتعلق بمرضاها، وهذا يجعل التأخير مقبولًا.
The new release date is Monday 16 November. The fix will be ready for your team to test on Friday4, and I’ll send you a short update every day until the release.
الموعد الجديد وطريقة الإبلاغ
تاريخ جديد، ونقطة تحقق قبله تستطيع العميلة أن ترى فيها التقدّم، وإيقاع للتحديثات.
الملاحظة 4: نقطة تحقق قبل الموعد الجديد تتيح للعميلة رؤية التقدّم بدل الانتظار فقط.
This delay is our responsibility5, and we are taking it seriously.
تحمّل المسؤولية
جملة واحدة تتحمل المسؤولية، دون اعتذار ثانٍ ولا وعود مبالغ فيها.
الملاحظة 5: تحمّل المسؤولية في جملة واحدة. اعتذار واحد يكفي، والثاني سيبدو قلقًا.
Best regards,
Elie Nassif
الهيكل
كيف بُني
كل جزء بالترتيب، ونصيبه من عدد الكلمات.
قائمة المراجعة
قبل أن ترسل
راجع مسودتك أنت سطرًا سطرًا.
قبل وبعد
أخطاء شائعة وكيف تصلحها
تتكرر جمل كهذه في مسودات كثير ممن يكتبون الإنجليزية ولغتهم الأم العربية. كل تصحيح يُبقي المعنى كما هو ويغيّر الصياغة فقط.
Due to unforeseen circumstances, the release will be delayed.
During final testing we found a bug in the SMS reminders that would send some patients their reminder at the wrong time.
We are very very sorry, please forgive us, this will never happen again.
This delay is our responsibility, and we are taking it seriously.
The release will be delayed a few days.
The new release date is Monday 16 November.
أسئلة شائعة
كيف أعتذر عن تأخير دون مبالغة في الاعتذار؟
قل آسف مرة واحدة في الجملة الأولى، ثم خصّص بقية الإيميل للسبب والموعد الجديد وطريقة إبقائهم على اطلاع. الخطة هي ما يعيد الثقة.
هل أشرح سبب التأخير؟
نعم، في جملة صادقة واحدة. العملاء يتقبلون السبب الحقيقي أسهل بكثير من الغامض، خاصة حين يحميهم كما هنا.
متى أخبر العميل بالتأخير؟
فور علمك به، لا في يوم الموعد نفسه. التنبيه المبكر مع خطة علامة على السيطرة، والمتأخر علامة على العكس.
كل كاتب في هذه المكتبة شخصية خيالية، وكذلك كل تفاصيله. تظهر الجامعات والشركات فقط بوصفها جهات يتقدّم إليها الكاتب، أما الأساتذة والأبحاث والتفاصيل المذكورة حولها فمؤلَّفة لغرض التعليم. تعلّم من الأمثلة طريقة البناء، ولا تنسخ نصّها: اللجان تلاحظ ذلك، وحقائقك أنت أقوى.