إيميل لطلب اجتماع قصير مع مكتب في الجامعة
من كتبه
لمى درويش طالبة ماجستير سورية في بادوفا، عليها تجديد إقامتها قبل 1 ديسمبر، وتطلب من مكتب الطلاب الدوليين مراجعة مستنداتها أولًا.
الكاتب وكل تفاصيله من نسج الخيال.
ما الذي كُتب في القالب
- إلى من الطلب؟
- Ms Silvia Marchetti, International Desk, University of Padua
- عمّ سيكون الاجتماع؟
- Check my residence permit renewal documents before I submit them on 1 December; I am not sure my proof of income is in the right format
- أوقات مقترحة
- Tuesday 24 November after 14:00, Wednesday 25 November morning, Thursday 26 November any time
- المدة والطريقة
- 15 minutes, in her office or on Teams
هذه حقائق الكاتب كما أدخلها في نموذج القالب، ولا يستخدم النص شيئًا غيرها.
النموذج
طلب اجتماع: طلب اجتماع
بجانب كل فقرة شرح لدورها، والملاحظات المرقّمة تشرح كل اختيار. يبقى النموذج بالإنجليزية كما سيُرسل، والشرح بالعربية.
Subject: 15-minute meeting1 to check my residence permit renewal documents
سطر الموضوع
المدة والغرض في العنوان: طلب صغير وواضح من قبل فتح الإيميل.
الملاحظة 1: ذكر قِصر الاجتماع يجعل الموافقة سهلة.
Dear Ms Marchetti,
التحية
اللقب واسم العائلة لموظفة المكتب.
I am a second-year MSc student in Civil Engineering, and I would like to book 15 minutes with you to check my documents for renewing my residence permit before I submit them on 1 December2.
من وماذا ولماذا
من هي، وما المطلوب، وكم من الوقت، ولماذا قبل هذا التاريخ، في جملة واحدة.
الملاحظة 2: موعد حقيقي يفسّر التوقيت دون أي ضغط.
I have prepared the forms, my enrolment certificate and my proof of income, but I am not sure that the proof of income is in the right format3. Meeting before the deadline would let me fix anything that is missing.
ما سيحققه الاجتماع
ما أنجزته بنفسها، والسؤال المحدد الذي تحتاج فيه إلى المساعدة، والنتيجة المرجوة.
الملاحظة 3: سؤال محدد يُظهر أنها أدّت ما عليها وتحتاج المساعدة في شيء واحد فقط.
Would one of these times suit you?4
- Tuesday 24 November, after 14:00
- Wednesday 25 November, in the morning
- Thursday 26 November, any time
مواعيد للاختيار
ثلاثة خيارات في قائمة، فيكفي الموظفة أن تكتب «الأربعاء العاشرة» للرد.
الملاحظة 4: ثلاثة خيارات محددة في قائمة تجعل الرد سطرًا واحدًا.
I can come to your office or join on Teams, whichever is easier for you.
طريقة اللقاء
طريقتان، والاختيار للموظفة.
Kind regards,
Lama Darwish
Student ID 20876545
الملاحظة 5: الرقم الجامعي في التوقيع يتيح للمكتب فتح ملفها فورًا.
الهيكل
كيف بُني
كل جزء بالترتيب، ونصيبه من عدد الكلمات.
قائمة المراجعة
قبل أن ترسل
راجع مسودتك أنت سطرًا سطرًا.
قبل وبعد
أخطاء شائعة وكيف تصلحها
تتكرر جمل كهذه في مسودات كثير ممن يكتبون الإنجليزية ولغتهم الأم العربية. كل تصحيح يُبقي المعنى كما هو ويغيّر الصياغة فقط.
I want to meet you to ask some questions.
I would like to book 15 minutes with you to check my documents for renewing my residence permit.
When are you free?
Would one of these times suit you? Tuesday 24 November, after 14:00; Wednesday 25 November, in the morning.
Please reply me urgently.
Meeting before the deadline would let me fix anything that is missing.
أسئلة شائعة
كم موعدًا أقترح للاجتماع؟
موعدين أو ثلاثة في أيام مختلفة، في قائمة قصيرة. الأكثر يصعب قراءته، والموعد الواحد لا يترك مجالًا.
هل أذكر مدة الاجتماع؟
نعم. ذكر مدة قصيرة (15 أو 20 دقيقة) من أسهل الطرق للحصول على موافقة.
ماذا لو لم يردوا؟
أرسل متابعة قصيرة بعد يومين أو ثلاثة أيام عمل، أو استخدم نظام الحجز أو الساعات المفتوحة للمكتب إن وُجدت.
كل كاتب في هذه المكتبة شخصية خيالية، وكذلك كل تفاصيله. تظهر الجامعات والشركات فقط بوصفها جهات يتقدّم إليها الكاتب، أما الأساتذة والأبحاث والتفاصيل المذكورة حولها فمؤلَّفة لغرض التعليم. تعلّم من الأمثلة طريقة البناء، ولا تنسخ نصّها: اللجان تلاحظ ذلك، وحقائقك أنت أقوى.