البريد الإلكتروني المهني بالإنجليزية: أخطاء شائعة وطرق إصلاحها
كثير ممن يكتبون رسائل العمل بالإنجليزية وهي ليست لغتهم الأولى يعرفون القواعد جيدًا. المشكلة في الغالب ليست في النحو، بل في أشياء أخرى: سطر موضوع لا يقول شيئًا، وطلب مدفون في الفقرة الثالثة، وعبارات مجاملة مترجمة حرفيًا من العربية، ونبرة تخرج أكثر حدّة مما قصد الكاتب. وكل واحدة من هذه المشكلات سهلة الإصلاح متى انتبهت لها.
1. سطر موضوع لا يقول شيئًا
يقرر القارئ متى يفتح رسالتك بناءً على سطر الموضوع وحده. وكلمات مثل Question أو Hello أو Urgent!! تجبره على فتح الرسالة ليعرف ما فيها. اذكر الموضوع، واذكر المطلوب إن وُجد.
Subject: Question
Subject: Invoice 4821: can you confirm the payment date?
2. الطلب مدفون في آخر الرسالة
اعتدنا في المراسلات العربية أن نمهّد طويلًا قبل الدخول في الموضوع، لكن القارئ الإنجليزي المشغول قد لا يصل إلى طلبك أصلًا. ضع الطلب في أول سطرين، ثم أضف من الخلفية ما يحتاجه القارئ ليتصرف فقط.
Last month our team started working on the new onboarding guide. We had several meetings and collected feedback from different departments, and there were many useful comments. Because of this, the document is now longer than planned. So I wanted to ask if it is possible to have more time.
Could we move the onboarding guide deadline from 15 October to 22 October?
The feedback from other departments was more detailed than we expected, and including it has made the guide longer. One more week would let us finish it properly.
3. عبارات مترجمة كلمةً كلمة
لكل لغة عبارات مجاملة خاصة بها، وحين ننقلها حرفيًا إلى الإنجليزية تبدو متكلّفة أو قديمة الطراز. هذه أشهرها لدى الكاتب العربي، مع بدائل طبيعية:
- "أكتب إليكم هذه الرسالة لأُعلمكم بأن..." تتحول عادةً إلى "I am writing to you this email to inform you that…"، والأبسط أن تقول "I'm writing to let you know that…" أو أن تذكر الخبر مباشرة.
- "تجدون مرفقًا..." تصبح "Please find attached herewith the file."، والأطبع منها "I've attached the file."
- "أتمنى أن تكون بخير" تُترجم غالبًا إلى "Hope you are fine."، والمعتاد في الإنجليزية "I hope you're well."
- لا تكتب "Dear Sir" إن كنت تعرف اسم المرسَل إليه، بل "Dear Ms Patel"، أو "Hi Priya" في بيئة عمل أقل رسمية.
- "بانتظار ردكم" تصبح "Waiting for your reply."، وقد تُفهم وحدها على أنها نفاد صبر. الأفضل "I look forward to hearing from you."
4. مباشرة زائدة، أو تلميح زائد
صيغة الأمر قد تبدو فظّة بالإنجليزية حتى لو كانت عادية تمامًا في لغتك. والحل المعتاد أن تحوّلها إلى سؤال مع موعد واضح.
Send me the report today.
Could you send me the report by 5 p.m. today?
والخطأ المعاكس شائع بالقدر نفسه: عبارات تلطيف كثيرة إلى حدّ لا يعرف معه القارئ ما المطلوب.
I was wondering if it might perhaps be possible to maybe consider moving the meeting, if that is not too much trouble.
Would it be possible to move the meeting to Friday?
5. أخطاء نحوية صغيرة يلاحظها القارئ
نادرًا ما تسبب هذه الأخطاء سوء فهم، لكنها تتكرر في رسائل العمل كثيرًا، وأغلبها يأتي من التفكير بالعربية:
- نقول "نناقش حول الخطة"، فنكتب "discuss about the plan". والصحيح "discuss the plan"، لأن الفعل لا يحتاج حرف جر.
- "معلومات" و"نصائح" جمع في العربية، لكن information وadvice وfeedback أسماء غير معدودة، فلا نقول informations ولا advices.
- "أعمل هنا منذ سنتين" لا تصبح "I am working here since two years." بل "I have been working here for two years."
- بعد didn't يأتي الفعل في صيغته الأساسية: "I didn't receive it" لا "I didn't received it".
- تجنّب "Please revert" بمعنى "يرجى الرد"، لأن revert تعني عند كثير من القرّاء العودة إلى حالة سابقة. اكتب "Please reply."
6. مواعيد غامضة وخطوات تالية غير واضحة
كلمات مثل ASAP وsoon وnext week تعني أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين، خصوصًا بين المناطق الزمنية. اذكر اليوم والتاريخ، والمنطقة الزمنية عند الحاجة، ثم قل بوضوح ما الخطوة التالية ومن سيقوم بها.
Please send the documents ASAP so we can proceed.
Please send the signed contract by Wednesday, 14 October, 12:00 CET. Once we have it, I will book the installation date.
مثال كامل
هذه رسالة كاملة قبل التحرير وبعده، والمعلومات فيها واحدة في النسختين.
Subject: Hello
Dear Sir,
Hope you are fine. I am writing to you this email to inform you that we have received the samples and our team checked them. There are some informations about the colours that we need to discuss about. Waiting for your reply ASAP.
Best Regards
Subject: Sample colours: two questions before we approve
Dear Mr Okafor,
Thank you for the samples. Our team has checked them, and before we approve the order we have two questions about the colours:
1. Is the dark green in sample B the final shade?
2. Can sample C be produced in matte as well as gloss?
Could you reply by Friday, 16 October? That will let us confirm the order next week.
Best regards,
Lina
قائمة مراجعة قبل الإرسال
- هل يفهم القارئ الرسالة من سطر الموضوع وأول سطرين؟
- هل صيغ كل طلب سؤالًا واضحًا أو طلبًا مهذبًا؟
- هل التواريخ والأوقات والمناطق الزمنية دقيقة؟
- هل استخدمت اسم القارئ وتحية تناسب علاقتك به؟
- هل راجعت الأسماء غير المعدودة وأفعالًا مثل discuss؟
- هل تنتهي الرسالة بما سيحدث بعدها؟
في HumanProse وضع للأعمال مخصص لهذا النوع من النصوص؛ يعيد صياغة رسالة العمل بإنجليزية واضحة وطبيعية، ويحرص على إبقاء معلوماتك وطلباتك كما هي. اقرأ النتيجة قبل الإرسال، وتأكد أن الأسماء والأرقام والتواريخ ما زالت صحيحة.